邮箱群发工资条如何在3分钟内学会? | 干货

来源:壹人事 阅读量:1415 时间:2020.02.11

邮箱群发工资条如何在3分钟内学会? | 干货


发工资条是每个薪酬


 

HR


每个月都必做的一项工作,有的企业给员工发纸质的工资条,而有的企业更倾向于发放电子版的工资条。


不论哪种形式的工资条,员工收到的工资条都只能显示该员工本人的工资信息。基于这点,很多薪酬


HR


在做工资条的时候就头大了,可能做工资条的工作量比做工资表的工作量还大。


但是一个企业,每个人的工资条里显示的工资分项都一样,只是里面数据不一样,那有没有一种简便的方法,让发工资条这件“大事化小”呢?答案是肯定的,下面我就来教大家一种简便方法群发工资条,而且群发单显。当然,需要批量打印工资条的也可以在本文章中找到方法哦。


你需要


3


个工具


Excel



Word



Outlook


(如果是打印纸质版的工资条的,


Outlook


不作要求)。


Excel


用于制作工资表,


Word


用于制作工资条的模板,


Outlook


用于群发邮件。


(用的


office


版本是


2010


版,其他版本大致操作一样,可能菜单位置不一样,大家需要注意一下。)


教程的基本原理


a. Excel



Word“


合作



,让


Word


里面显示


Excel


表格的数据


b. Word



Outlook“


合作



,让


Outlook


用邮件形式把


Word


里面的内容发出去。


第一步



Word


文档显示


Excel


表格的数据


1.


制作更方便导入


word


文档的


Excel


工资表


打开我们的工资表,我们每个月用于计算工资的工资表,里面有很多分项,还有各种公式,如图所示:


然而我们在制作工资条的时候,并不是要将所有的分项都显示在工资条中。


另外,为了方便计算,原始的工资表中的数据,都是“数值”格式,数值格式的数据在导入


word


的时候容易出错。


所以我们原始的工资表并不适合作为我们


word


版工资条的数据来源。


这时候我们需要另外一张表,里面有员工的邮箱信息(发纸质版工资条的可以不要邮箱信息),表头里所有的字段,都是你要显示在工资条里的工资分项,如图所示



这张表我给它命名为【工资条】,怎么将原始工资表的数据导入到【工资条】这张表中,建议用


vlookup


函数,该函数的使用方法也不在这里赘述了。


这里提醒大家注意的是:把


Excel


数据导入到


word


里面的时候,


Excel


里面的数字须是【文本】格式,否则在


word


里显示的时候容易出错。所以大家把原始工资表里的数据通过


vlookup


函数导到【工资条】这张表里以后,别忘了【全选】,然后将单元格格式设置为【文本】格式。


这些都操作好了之后,将【工资条】这张表保存到大家容易找到的地址。


2.


编辑


word


版工资条模板


Word版工资条模板大家可以自行设计,要求排版美观大方,方便阅读就可以。


这个模板里面的分项应该在上一步【工资条】表格中的都可以找到(不要求


word


里面各个分项和


Excel


里面的字段完全一样),如图所示



3.



Excel


表格数据导入


Word


模板中


Excel版的【工资条】和


word


版的工资条模板都完成之后,下面就可以开始导入数据了,在这里用到的是【邮件合并】功能。


具体操作如下:


在刚才的


Word


版工资条模板中,分别点击上方菜单【邮件】——【开始邮件合并】小箭头——【邮件合并分布向导】。


如图所示



之后,在文档右边会出现邮件合并的操作界面,我们先选择文档类型,信函和电子邮件都可以。这里我们以【信函】为例。


选择好后,直接点击下面【下一步:正在启动文档】,如图所示



接着操作界面会提示大家设置信函,这里选择【使用当前文档】就好,然后点击下面【下一步:选取收件人】,如图所示



然后在选取收件人界面,我们选择【使用现有列表】(因为我们刚刚已经制作好了【工资条】表格),然后点击【浏览】,如图所示



这时


word


文档会弹出一个对话框,提示我们【选取数据源】,我们找到刚才保存的【工资条】表格,然后点击打开,如图所示



然后系统会提示我们选择刚才【工资条】表格里面的某一张插页,我刚才做的【工资条】表格里面只有一个插页,所以选择【


sheet1


】就好,如图所示



点击确定之后,系统会再弹出一个对话框,这时候大家会发现,我们刚才【工资条】表格里面的数据都在这个对话框里显示出来了。


而且我们可以通过【姓名】前面的对勾,选择我们要发放工资条的人,比如哪个人不需要给他发工资条,那我们把他姓名前面的对勾去掉就可以了。


发放工资条的人员都确认无误之后,就点击确定。如图所示



再看我们的工资条模板文档,现在还没有什么变化,但是上面有个菜单【插入合并域】,从导入


Excel


表格之前的灰色状态,变成了可点击状态(可以对比前面的截图):


这时候,我们需要把


Excel


版【工资条】表格中的各个字段和


word


版工资条模板中的各个分项一一对应起来。


我们将光标移到到特定位置,然后点击【插入合并域】,就会出来【工资条】表格中所有的字段,我们单机鼠标选择就可以了,如图所示



这个时候,再看我们的文档,开头的冒号前面如图所示



再重复刚才的步骤,将光标移动到下面表格的“姓名”后面,然后再次点击【插入合并域】——【姓名】;然后将光标移动到表格的“月份”后面,然后点击【插入合并域】——选择【月份】……重复这个步骤,直到将表格里面各个分项都填满,如图所示



完成以上的合并步骤以后,点击菜单栏里的【预览结果】,我们就会发现,【工资条】表格里的数据已经奇迹般的跑到


word


里面来了,这就是员工看到的最终的工资条效果了。


而且我们可以通过点击左右箭头来预览每个人的薪资详情,如图所示



第二步


生成工资条


1.


批量生成用于打印的工资条


在上一个步骤中我们预览确认都没有问题之后,就点击【完成并合并】的小箭头,选择【编辑单个文档】,在弹出的对话框里选择【全部】,如图所示



点击【确定】,系统会自动生成并打开一个新的文档——《信函


1


》,这样,


Excel


版【工资条】表格里面所有人的


Word


版工资条就生成了。


系统默认每人显示一页,我们也可以在这个文档里面调整一页显示


2


人或者多人的信息,调整完后就可以打印并发放啦,如图所示



2


、 用


Outlook


一键群发单显电子版工资条


(打开


Outlook


后最小化,确保是打开状态)


如果我们预览无误后的工资条不是用于打印的,而是要发送邮件到每个员工的邮箱里,这时候在点击【完成并合并】的时候,就选择【发送电子邮件】:


然后在弹出的对话框里,【收件人】处显示都是


Excel


版【工资条】里的所有字段,我们选择下拉菜单中的【邮箱】。


而【主题行】就是我们平时在发邮件的时候,填写的“邮件主题”,这里我们自己按实际情况填写就好,下面的发送记录,就选择【全部】:


确认无误之后,点击【确定】,这时候,我们辛勤的


Outlook


就开始为我们默默地群发邮件了,打开


Outlook


,看看已发送列表里面,同事们已经收到了各自的工资条:


最后保存我们的


Word


版工资条模板以备下次发工资的时候用。


以上就是第一次用【邮件合并】合并功能发放工资条的详细步骤了。


可能有些同学会说,这么多步骤好复杂啊!可是这些步骤只是第一次操作的时候复杂一些,我们下个月再发工资条的时候就不需要这么复杂了。


下面是第二次发工资条的方法


1.找到并打开我们之前保存的


Excel


版【工资条】,将这个月的原始工资表的数据导入到【工资条】里面。别忘了这个月人员增减,还有数字格式最后要设置为【文本】哦。


注:这里不建议大家新建新月份的


Excel


版【工资条】,直接用上个月的表,更新里面的数据就好。因为这个表只用于发工资条用,每个月的工资数据我们有原始的工资表呢。


2. 打开我们上个月保存的


Word


版工资条模板。


打开的时候会弹出如下对话框,我们直接选择【是】:


此时,我们发现模板一被打开,文档里面已经导入了工资条的数据。


因为上一步我们选择【是】时,


word


就自己调用了我们更新过的


Excel


版【工资条】,不需要我们再像第一次操作那样去完成合并,这也是为什么上一步中建议大家直接使用第一次保存的


Excel


版【工资条】,而不是新建。因为新建一个


Excel


,意味着我们要重新再来一次合并步骤


.


我们在打开


Word


文档的时候,就已经完成合并,完成了数据从


Excel



word


的过程。


接下来我们需要做的就是批量生成


Word


版工资条并打印,或者是


Outlook


发送电子版工资条。


我们直接点击【邮件】——【完成并合并】,选择【编辑单个文档】或者【发送邮件】,剩下的步骤就跟前面讲的一样啦!


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