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人力资源成本风控专栏丨向员工收取保证金到底可不可行?

来源:壹人事 阅读量:940 时间:2022-09-28

近期有客户咨询有关向员工收取抵押金、保证金的合法性问题,针对出纳等持有或经手公司大额资产等特殊岗位,在我国《劳动合同法》明确规定的情况下,公司应当如何操作来防范资产损失的风险。今天壹人事将从全国及典型地区的法律规定以及司法实践的倾向性入手,通过分析其中的各项风险来探讨此问题。



探讨话题


一、劳动合同法规定的不得收取员工财物如何理解

二、地区性法律文件如何规定

三、司法实践如何裁判

四、保证金的收取需要注意什么

五、保证金以外的备选方案





劳动合同法规定的不得收取员工财物如何理解


我国《劳动合同法》明确规定公司招用劳动者,不得以担保或其他名义向劳动者收取财物,否则将由劳动行政部门责令公司限期退还至员工本人,并承担一定数额的罚款,对员工造成损失的还应当承担赔偿责任。实践中对此规定存在不一样的理解,主要集中在该条款的适用阶段。目前有观点主张法律禁止的是对新员工招录时的财物收取,认为招录阶段公司收取保证金行为是通过担保劳动关系来限制员工自由择业权的表现。至于合同履行过程中,基于员工占有或经手较大金额的公司财产情况或具有较大风险的特殊岗位,企业是否可以通过担保等方式确保利益不受损失的,则需要结合具体地区的法律规定和司法实践综合确定。



地区性法律文件如何规定


具体到地方,北京市相关规定做了相应扩展和细化。一方面,明确财物形式为抵押金、抵押物、保证金、定金及其他费用,另一方面将不得收取员工财物的范围扩展到订立、变更、续订和履行劳动合同过程中。但为公司保障自身利益公司开了个口子,即允许公司针对具体业务或项目实行经营承包,员工作为承包人收取风险抵押金属于生产经营管理行为而具备了合法性。上海市高级法院的司法解释则做出了不一样的回复。在劳动合同履行过程中,当员工占用公司价值较高的财产时,为防止财物灭失或毁坏,双发可以约定设置相应的合理担保。同时禁止约定为流押、流质担保,或者名义上为财物“担保”实际上却是要求劳动者购买该财物。可见,该问题的法律规范因较强的地域性具有较大的差异。



司法实践如何裁判


当发生劳动争议后进入诉讼阶段,法院的关注点也更为多样化。部分判决并不直接对担保事项进行实质审理,例如不予主动认定保证金、抵押金的性质;认为该事项属于行政违法,不属于劳动争议范畴;或直接适用《劳动合同法》第九条,认为公司收取保证金违法直接判决公司返还。法院进行实质审查的,问题则主要集中在以下几点:一是针对员工缴纳的担保金等性质的款项,法院通过审查担保文件所载明的担保对象、连带责任的赔付范围来确定是否合法有效。具体来讲,保证金不能是对劳动关系的担保,但可以是担保员工持有的大额公司财产丢失毁损、特定岗位所承担的较大经营风险等;二是保证金额与承担责任的范围应当匹配,否则也会因为显失公平被认定为无效;三是承担责任的方式,约定在员工工资中扣除可能会被认定为克扣工资。



保证金的收取需要注意什么


通过分析各地法律规范的地域性与司法实践的个案性,可以得出公司在这个问题上想要合规是需要满足多方面条件的。首先,担保对象不应该是双方劳动关系,这一点也对应了《劳动合同法》第九条的理解,即不得在员工入职时以担保或其他名义收取财物,或扣押员工各类证件;其次,公司不得向员工转移经营风险。员工不愿也无能力承担公司整体经营风险,这一点也通过担保范围需明确具体且不能过大、担保金额与担保责任相匹配等方面得以体现,即做到合理担保。再次,员工保证金应当是最后手段。此种方式应当是避免对应风险的最后一种方式,即该风险无法通过其他措施避免;最后,程序完善与证据留存。公司应当完善相关规章制度,保证金的收取与返还建议独立于员工工资,避免员工主张公司未全额支付工资要求经济补偿的情况,同时需要有明确具体的流程,例如文件、表格并纳入合法公示的规章制度,保证员工知晓并同意。



保证金以外的备选方案


鉴于各地法律规定和司法实践均不统一,建议公司非必要情况不要向员工事前收取保证金,在员工实际造成单位损失时,可要求其承担相应的赔偿责任。若公司确有需要员工通过一定的物质手段来对自己行为承担一定的保证责任的,可以建立内部承包经营制度。即保留员工身份的同时,使其具备承包人的身份,通过承包经营协议约定保证金及相关事项,实现与员工风险共担,利益共享,此时收取风险保证金是具有法律依据和法理支持的,最为保险。实践中还存在第三人保证的方式,即公司可针对特定岗位、特定级别的员工实行保证制度,例如要求具有北京户口、深圳户口的人员承担连带责任,但该方式是否合法取决于法院是否将保证解释为担保形式,具有较大不确定性,不建议采取。


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