如何快速用邮箱群发工资条？

如何快速用邮箱群发工资条？

随着电子化办公室的趋势的推进，电

 

子工资条

也成了很多企业和员工的家常便饭，备受青睐。可是，群发工资条的难点就在于：员工收到的工资条都只能显示本人的工资信息。难道只能一个个拆分出来再发出去吗？

下面我们来学一种简便方法群发工资条：

准备三大工具

⊙

EXCEL

⊙

Word

⊙

Outlook

Excel用于制作工资表，

Word用于制作工资条的模板，

Outlook用于群发邮件。

教程的基本原理

1、 Excel和Word握手：

让Word里面显示Excel表格的数据

2、 Word和Outlook握手：

让Outlook用邮件形式把Word里面的内容发出去。

热身动作——outlook配置

第一步，启动outlook，第一次启动时，系统会提示我们配置账户，直接点击

【下一步】

：

第二步：选择

【是】

——

【下一步】

，如下图：

第三步，选择电子邮件服务，

选择第一个

，然后点

【下一步】

：

我们一般都是用的企业邮箱，在这里，需选

手动配置——【下一步】

：

然后进入电子邮件的设置页面。

1. 用户信息

填自己的名字和邮箱地址。

2. 服务器信息

【账户类型】选择

默认的pop3

就可以；

【收发邮件的服务器】要根据我们使用的企业邮箱不同，填写不同的收发服务器地址（如果不清楚自己的企业邮箱到底是谁家的，可以咨询网管。）

3. 登录信息

用户名和密码填写我们的邮箱的完整地址和密码就可以了。

以网易邮箱为例：

【其他设置】

，切换到

【发送服务器】

选项组，勾选

“我的发送服务器要求验证”

，然后点击

【确定】

：

之后会回到之前的设置页面，点击页面右下方的

【下一步】

，

测试我们填的信息是否正确。

然后系统会弹出一个测试账户设置的对话框，显示测试任务：

如果填的信息都没有问题，测试完成的页面如下：

如果测试不通过，提示错误，则回到之前的页面检查看是哪里填错了，重新再填就可以了。

测试完成以后，我们点击上图中的

【关闭按钮】

，就完成了outlook的配置啦！

发功第一轮：让Word文档显示Excel的数据

1. 制作更方便导入word文档的Excel工资表

打开我们的excel工资表，我们每个月用于计算工资的excel工资表，里面有很多分项，还有各种公式，如图：

然而我们在制作工资条的时候，

并不是要将所有的分项都显示在excel工资表中。

另外，为了方便计算，原始的excel工资表中的数据，都是“数值”格式，

数值格式的数据在导入word的时候容易出错。

所以我们原始的excel工资表并不适合作为我们word版工资条的数据来源。

因此我们需要另外一张excel工资表，里面有员工的邮箱信息，表头里所有的字段，都是你要显示在电子工资条

里的工资分项，如图：

表命名为【工资条】，建议将原始工资表的数据用vlookup函数导入到【工资条】表中。把Excel数据导入到word里面的时候，

Excel里面的数字须是【文本】格式

，否则在word里显示的时候容易出错。

这些都操作好了之后，将【工资条】这张表保存到容易找到的地址。

2. 编辑word版工资条模板

这个模板里面的分项应该在上一步【工资条】表格中的都可以找到（不要求word里面各个分项和Excel里面的字段完全一样），如下：

3. 将Excel表格数据导入Word模板中

Excel版的【工资条】和word版的工资条模板都完成之后，下面就可以开始导入数据了，在这里用到的是【邮件合并】功能。操作：

【邮件】——【开始邮件合并】小箭头——【邮件合并分布向导】。如下：

之后，在文档右边会出现邮件合并的操作界面，我们先选择

文档类型

，

信函和电子邮件都可以。这里我们以【信函】为例。

选择好后，直接点击下面

【下一步：正在启动文档】

，如图：

接着操作界面会提示大家设置信函，这里选择

【

使用当前文档】

就好，然后点击下面

【下一步：选取收件人】

，如下：

然后在选取收件人界面，我们选择

【使用现有列表】

（因为我们刚刚已经制作好了【工资条】表格），然后点击

【浏览】：

这时word文档会弹出一个对话框，提示

【选取数据源】

，找到刚才保存的【工资条】表格，然后点击打开：

然后系统会提示我们选择刚才【工资条】表格里面的某一张插页，

刚才做的【工资条】表格里面只有一个插页，所以选择【sheet1】就好

，如下：

点击确定之后，系统会再弹出一个对话框，这时候大家会发现，刚才【工资条】表格里面的数据都在这个对话框里显示出来了。

而且我们可以通过

【姓名】

前面的对勾，选择我们要发放工资条的人，比如哪个人不需要给他发工资条，那我们把他姓名前面的对勾去掉就可以了。

发放工资条的人员都确认无误之后，就点击

【确定】

。如下：

再看我们的工资条模板文档，现在还没有什么变化，但是上面有个菜单

【插入合并域】

，从导入Excel表格之前的灰色状态，变成了可点击状态（可以对比前面的截图）：

这时候，

我们需要把Excel版【工资条】表格中的各个字段和word版工资条模板中的各个分项一一对应起来。

将光标移到到特定位置，然后点击

【插入合并域】

，就会出来【工资条】表格中所有的字段，我们单机鼠标选择就可以了，如下：

这个时候，再看我们的文档，开头的冒号前面变成了这样：

再重复刚才的步骤，

将光标移动到下面表格的“姓名”后面，然后再次点击【插入合并域】——【姓名】

；然后将光标移动到表格的“月份”后面，然后点击

【插入合并域】

——选择

【月份】

……

重复这个步骤，直到将表格里面各个分项都填满

，如下：

完成以上的合并步骤以后，点击菜单栏里的

【预览结果】

，我们就会发现，【工资条】表格里的数据已经奇迹般的跑到word里面来了，

这

就是员工看到的最终的工资条效果了。

而且我们可以

通过点击左右箭头来预览每个人的薪资详情：

发功第二轮：生成工资条

1. 批量生成用于打印的工资条

在上一个步骤中我们预览确认都没有问题之后，就点击

【完成并合并】

的小箭头，选择

【编辑单个文档】

，在弹出的对话框里选择

【全部】

：

点击

【确定】

，系统会自动生成并打开一个新的文档——《信函1》，这样，Excel版【工资条】表格里面所有人的Word版工资条就生成了。

系统默认每人显示一页，我们也可以在这个文档里面调整一页显示2人或者多人的信息，调整完后就可以打印并发放啦！

2、 用Outlook一键群发单显电子版工资条

（打开Outlook后最小化，确保是打开状态）

如果我们预览无误后的工资条不是用于打印的，而是要发送邮件到每个员工的邮箱里，这时候在点击

【完成并合并】

的时候，就选择

【发送电子邮件】

：

然后在弹出的对话框里，

【收件人】处显示都是Excel版

【工资条】

里的所有字段

，

我们选择下拉菜单中的

【邮箱】

。

而

【主题行】

就是我们平时在发邮件的时候，填写的“邮件主题”，这里我们自己按实际情况填写就好，下面的发送记录，就选择

【全部】

：

确认无误之后，点击

【确定】

，这时候，我们辛勤的Outlook就开始为我们默默地群发邮件了，打开Outlook，看看已发送列表里面，同事们已经收到了各自的工资条：

最后保存我们的Word版工资条模板以备下次发工资的时候用。

以上就是第一次用

【邮件合并】

合并功能发放工资条的详细步骤啦！

这么多步骤是不是好复杂啊？可是一劳永逸呀！

这些步骤只是第一次操作的时候复杂一些，我们下个月再发工资条的时候就不需要这么复杂了。

见证奇迹的第二次发工资条的方法

1.找到并打开我们之前保存的Excel版【工资条】，

将这个月的原始工资表的数据导入到【工资条】里面。

别忘了这个月人员增减，还有数字格式最后要设置为

【文本】

。

注：这里不建议大家新建新月份的Excel版【工资条】，

直接用上个月的表，更新里面的数据就好。

因为这个表只用于发工资条用，每个月的工资数据我们有原始的工资表。

2.

打开我们上个月保存的Word版工资条模板。

打开的时候会弹出如下对话框，我们直接选择

【是】

：

此时，

我们发现模板一被打开，文档里面已经导入了工资条的数据。

因为上一步我们选择【是】时，word就自己调用了我们更新过的Excel版【工资条】，

不需要我们再像第一次操作那样去完成合并，这也是为什么上一步中建议大家直接使用第一次保存的Excel版【工资条】，而不是新建。

因为新建一个Excel，意味着我们要重新再来一次合并步骤：

我们在打开Word文档的时候，就已经完成合并，完成了数据从Excel到word的过程。

接下来我们需要做的就是Outlook发送电子版工资条或者

批量生成Word版工资条并打印哈哈。

我们直接点击

【邮件】——【完成并合并】

，选择

【发送邮件】

或者

【编辑单个文档】

，剩下的步骤就跟前面讲的一样啦！如下：

这样制作工资表的方法，你学会了吗？

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