邮箱群发工资条如何在3分钟内学会？ | 干货

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发工资条是每个薪酬

 

HR

每个月都必做的一项工作，有的企业给员工发纸质的工资条，而有的企业更倾向于发放电子版的工资条。

不论哪种形式的工资条，员工收到的工资条都只能显示该员工本人的工资信息。基于这点，很多薪酬

HR

在做工资条的时候就头大了，可能做工资条的工作量比做工资表的工作量还大。

但是一个企业，每个人的工资条里显示的工资分项都一样，只是里面数据不一样，那有没有一种简便的方法，让发工资条这件“大事化小”呢？答案是肯定的，下面我就来教大家一种简便方法群发工资条，而且群发单显。当然，需要批量打印工资条的也可以在本文章中找到方法哦。

你需要

3

个工具

Excel

、

Word

和

Outlook

（如果是打印纸质版的工资条的，

Outlook

不作要求）。

Excel

用于制作工资表，

Word

用于制作工资条的模板，

Outlook

用于群发邮件。

（用的

office

版本是

2010

版，其他版本大致操作一样，可能菜单位置不一样，大家需要注意一下。）

教程的基本原理

a. Excel

和

Word“

合作

”

，让

Word

里面显示

Excel

表格的数据

b. Word

和

Outlook“

合作

”

，让

Outlook

用邮件形式把

Word

里面的内容发出去。

第一步

让

Word

文档显示

Excel

表格的数据

1.

制作更方便导入

word

文档的

Excel

工资表

打开我们的工资表，我们每个月用于计算工资的工资表，里面有很多分项，还有各种公式，如图所示：

然而我们在制作工资条的时候，并不是要将所有的分项都显示在工资条中。

另外，为了方便计算，原始的工资表中的数据，都是“数值”格式，数值格式的数据在导入

word

的时候容易出错。

所以我们原始的工资表并不适合作为我们

word

版工资条的数据来源。

这时候我们需要另外一张表，里面有员工的邮箱信息（发纸质版工资条的可以不要邮箱信息），表头里所有的字段，都是你要显示在工资条里的工资分项，如图所示

：

这张表我给它命名为【工资条】，怎么将原始工资表的数据导入到【工资条】这张表中，建议用

vlookup

函数，该函数的使用方法也不在这里赘述了。

这里提醒大家注意的是：把

Excel

数据导入到

word

里面的时候，

Excel

里面的数字须是【文本】格式，否则在

word

里显示的时候容易出错。所以大家把原始工资表里的数据通过

vlookup

函数导到【工资条】这张表里以后，别忘了【全选】，然后将单元格格式设置为【文本】格式。

这些都操作好了之后，将【工资条】这张表保存到大家容易找到的地址。

2.

编辑

word

版工资条模板

Word版工资条模板大家可以自行设计，要求排版美观大方，方便阅读就可以。

这个模板里面的分项应该在上一步【工资条】表格中的都可以找到（不要求

word

里面各个分项和

Excel

里面的字段完全一样），如图所示

：

3.

将

Excel

表格数据导入

Word

模板中

Excel版的【工资条】和

word

版的工资条模板都完成之后，下面就可以开始导入数据了，在这里用到的是【邮件合并】功能。

具体操作如下：

在刚才的

Word

版工资条模板中，分别点击上方菜单【邮件】——【开始邮件合并】小箭头——【邮件合并分布向导】。

如图所示

：

之后，在文档右边会出现邮件合并的操作界面，我们先选择文档类型，信函和电子邮件都可以。这里我们以【信函】为例。

选择好后，直接点击下面【下一步：正在启动文档】，如图所示

：

接着操作界面会提示大家设置信函，这里选择【使用当前文档】就好，然后点击下面【下一步：选取收件人】，如图所示

：

然后在选取收件人界面，我们选择【使用现有列表】（因为我们刚刚已经制作好了【工资条】表格），然后点击【浏览】，如图所示

：

这时

word

文档会弹出一个对话框，提示我们【选取数据源】，我们找到刚才保存的【工资条】表格，然后点击打开，如图所示

：

然后系统会提示我们选择刚才【工资条】表格里面的某一张插页，我刚才做的【工资条】表格里面只有一个插页，所以选择【

sheet1

】就好，如图所示

：

点击确定之后，系统会再弹出一个对话框，这时候大家会发现，我们刚才【工资条】表格里面的数据都在这个对话框里显示出来了。

而且我们可以通过【姓名】前面的对勾，选择我们要发放工资条的人，比如哪个人不需要给他发工资条，那我们把他姓名前面的对勾去掉就可以了。

发放工资条的人员都确认无误之后，就点击确定。如图所示

：

再看我们的工资条模板文档，现在还没有什么变化，但是上面有个菜单【插入合并域】，从导入

Excel

表格之前的灰色状态，变成了可点击状态（可以对比前面的截图）：

这时候，我们需要把

Excel

版【工资条】表格中的各个字段和

word

版工资条模板中的各个分项一一对应起来。

我们将光标移到到特定位置，然后点击【插入合并域】，就会出来【工资条】表格中所有的字段，我们单机鼠标选择就可以了，如图所示

：

这个时候，再看我们的文档，开头的冒号前面如图所示

：

再重复刚才的步骤，将光标移动到下面表格的“姓名”后面，然后再次点击【插入合并域】——【姓名】；然后将光标移动到表格的“月份”后面，然后点击【插入合并域】——选择【月份】……重复这个步骤，直到将表格里面各个分项都填满，如图所示

：

完成以上的合并步骤以后，点击菜单栏里的【预览结果】，我们就会发现，【工资条】表格里的数据已经奇迹般的跑到

word

里面来了，这就是员工看到的最终的工资条效果了。

而且我们可以通过点击左右箭头来预览每个人的薪资详情，如图所示

：

第二步

生成工资条

1.

批量生成用于打印的工资条

在上一个步骤中我们预览确认都没有问题之后，就点击【完成并合并】的小箭头，选择【编辑单个文档】，在弹出的对话框里选择【全部】，如图所示

：

点击【确定】，系统会自动生成并打开一个新的文档——《信函

1

》，这样，

Excel

版【工资条】表格里面所有人的

Word

版工资条就生成了。

系统默认每人显示一页，我们也可以在这个文档里面调整一页显示

2

人或者多人的信息，调整完后就可以打印并发放啦，如图所示

！

2

、 用

Outlook

一键群发单显电子版工资条

（打开

Outlook

后最小化，确保是打开状态）

如果我们预览无误后的工资条不是用于打印的，而是要发送邮件到每个员工的邮箱里，这时候在点击【完成并合并】的时候，就选择【发送电子邮件】：

然后在弹出的对话框里，【收件人】处显示都是

Excel

版【工资条】里的所有字段，我们选择下拉菜单中的【邮箱】。

而【主题行】就是我们平时在发邮件的时候，填写的“邮件主题”，这里我们自己按实际情况填写就好，下面的发送记录，就选择【全部】：

确认无误之后，点击【确定】，这时候，我们辛勤的

Outlook

就开始为我们默默地群发邮件了，打开

Outlook

，看看已发送列表里面，同事们已经收到了各自的工资条：

最后保存我们的

Word

版工资条模板以备下次发工资的时候用。

以上就是第一次用【邮件合并】合并功能发放工资条的详细步骤了。

可能有些同学会说，这么多步骤好复杂啊！可是这些步骤只是第一次操作的时候复杂一些，我们下个月再发工资条的时候就不需要这么复杂了。

下面是第二次发工资条的方法

1.找到并打开我们之前保存的

Excel

版【工资条】，将这个月的原始工资表的数据导入到【工资条】里面。别忘了这个月人员增减，还有数字格式最后要设置为【文本】哦。

注：这里不建议大家新建新月份的

Excel

版【工资条】，直接用上个月的表，更新里面的数据就好。因为这个表只用于发工资条用，每个月的工资数据我们有原始的工资表呢。

2. 打开我们上个月保存的

Word

版工资条模板。

打开的时候会弹出如下对话框，我们直接选择【是】：

此时，我们发现模板一被打开，文档里面已经导入了工资条的数据。

因为上一步我们选择【是】时，

word

就自己调用了我们更新过的

Excel

版【工资条】，不需要我们再像第一次操作那样去完成合并，这也是为什么上一步中建议大家直接使用第一次保存的

Excel

版【工资条】，而不是新建。因为新建一个

Excel

，意味着我们要重新再来一次合并步骤

.

我们在打开

Word

文档的时候，就已经完成合并，完成了数据从

Excel

到

word

的过程。

接下来我们需要做的就是批量生成

Word

版工资条并打印，或者是

Outlook

发送电子版工资条。

我们直接点击【邮件】——【完成并合并】，选择【编辑单个文档】或者【发送邮件】，剩下的步骤就跟前面讲的一样啦！

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