壹人事电子花名册，数据分析+线上管理，让HR效益和员工体验双提升

  【案例背景】

  山东某化工有限公司成立于2009年，是国家高新技术企业，拥有市级重点实验室，科研、产品制造两手抓，主要生产石油制品、化工产品、技术服务等，员工规模1000多人。

  【企业需求】

  该企业的一线员工较多，人员变动频繁，每个月都有大批员工入离职、转正，HR忙于处理人力核心事务，有时会忘记员工转正时间，引起员工不满，也会产生用工风险。考虑到企业正在数字化转型，公司内部管理层决定在员工信息管理方面采取电子花名册的方式，来提高HR的工作效率。

  经过多方比对，该企业选择壹人事平台作为服务供应商，并提出下列需求。

  1. 数字化管理员工花名册

  2. 劳动合同转正、续签等通知提醒，还有数据分析，能生成相关人事所需图表

  3. 员工信息涉及隐私，希望保障信息安全

  【解决方案】

  1. HR在线上传员工信息、变更员工状态

  该企业HR通过壹人事平台在线录入新员工信息，导入、导出在职员工信息，集合成册，方便随时随地登录平台查看信息，管理在职员工，也能在线变更员工状态。此外，也支持给花名册设置自定义字段，HR根据企业自身情况来设置，比如员工姓名、证件号码、部门职位、入职时间、转正时间、合同期限等。

  2. 劳动合同到期、员工转正提醒

  壹人事平台支持HR设置劳动合同到期、员工转正提醒，可以扫描文件上传至平台存档或导出下载。同时员工数据会生成常用人事分析图表，包括入职人数趋势、离职人数趋势、学历分布、年龄分布、男女比例等，这比传统Excel版花名册快捷很多，直接截图使用即可，用到工作报告或其他需要用到的场景。

  3. 数据安全有保障

  壹人事平台通过了ISO27001国际信息安全体系认证，并严格按照该体系管理要求进行信息安全体系管理，保护用户信息。数据传输采用了SSL 256位加密传输，核心字段采用阿里云加密服务，确保客户数据只能通过客户前端账号登录查看。假如出现网络或机器异常情况，HR也无需担忧过度，平台采用了数据存储、访问三份备份方案、异地数据每日备份方案，确保员工数据不会丢失。这些防护措施有效保护了客户信息，预防了因信息泄露带来的经济损失，提高客户满意度。

  【实现价值】

  方案实施前

  1. 企业人员规模大，劳动合同转正有时忙于其他工作而漏签

  2. 人事相关图表信息需要HR手动绘制，较为麻烦

  3. 以前的花名册数据不加密处理，易泄露

  方案实施后

  1. 公司员工信息统一数字化管理，轻松方便

  2. 系统自动生成人事图表，员工劳动合同转正提醒通知

  3. 平台系统对员工信息进行加密处理，保障员工信息安全